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对石青公司创新内部档案整理的几点思考

点击次数:218 发布时间:2021-11-27 来源: 河北石青高速公路有限公司


    近八年时间,随着公司库存档案种类和数量不断增加,对档案进行科学分类、规范归档、方便查询提出了更高要求,创新档案整理模式和方法也成为提高档案管理水平和档案利用效率的必然要求。笔者从石青公司创新档案整理的背景、思路和成效出发,浅谈几点认识与大家交流。
    一、创新背景
    档案整理工作,作为石青公司精细化管理、降本增效的重点项目之一,自2013年起公司通过市场调研、更新档案系统、改善综合档案室条件、优化内部人员时间管理等方式,积极探索档案整理措施及方法,提升兼职工作效率,节约外援资金,推动档案规范化、标准化建设,至今已成为一项常态化工作。
    随着2020年疫情的发生,公司再次提出严格控制费用开支,做好成本管理,树立“过紧日子、苦日子”意识,强化“开源节流、降本增效”观念。通过实践,石青公司提炼出一套档案整理制度,用科学、创新的管理方法节约费用,降低支出,取得较好成效。
    二、创新思路
    (一)观念创新。引导档案兼职管理人员树立四个观念,一是树立对各类档案弄懂、弄深、弄透的观念,深入现场,熟悉流程,研究制度,对资料文案做到“心中有数”; 二是树立档案是企业无形资产的观念,它记录着企业发展历程,包含着所有员工的智慧和汗水,是企业无形资产的有效载体;三是树立档案具有实用价值的观念,为后期写总结、论文、调查报告、汇报、规划、汇编、填报数据等方面资料查阅发挥着重大作用;四是树立档案具有独有信息的观念,它承载着未公开、未申请专利的知识和技术,是企业独有的原始记录,如果未收集整理保管好,在信息流通的今天,很可能会给企业造成无法挽回的损失。
    (二)制度创新。目前,公司有较为完整的管理制度体系,共有200余项,其中档案管理制度涵盖了文书、声像、实物、会计、科技、人事等全方位工作。每年年初,公司结合发展需要,制定修订方案,报公司领导审批后发文实施。2020年8月,公司又一次对档案细节内容进行了重新梳理,明确规定档案管理工作的方针和目标、兼职档案员在档案管理工作中的责任和义务等,用制度规范档案管理工作,增强档案制度的针对性、指导性和可操作性。
    (三)管理创新。档案管理实行“集中统一管理”,对档案兼职管理人员进行集中培训。人员选定上,各业务部门指定人员担任兼职档案员,一般由公文管理人员担任,结合办公自动化系统,要求公文管理人员熟悉各类文件材料形成及归档的范围;档案整理时,要以其本岗位工作为主,同时受档案归口部门领导,在其培训、指导和监督下完成本部门的档案收集整理工作,有效降低企业档案工作人力资源投入成本;利用过程中,明确信息利用和保密管理机制,企业各部门间形成信息资源共享,提升其利用效果。
    三、创新效果
    石青公司充分调动内部员工(兼职档案员)每年对文书、声像、实物、会计、科技档案进行整理, 2018年度获得河北省交通系统基层单位唯一一家五A级档案管理单位。同时,按照上级要求每年度需对档案进行整理,通过对整理工作合理安排,充分挖潜增效,自行整理档案,每年节约费用约10万元。
    档案降本创效上,自2013年开始试行公司档案内部规范化整理,近8年来共自行整理档案3万余件。依据市场价测算,累计降低外援费用约90万元。2013年公司被省档案局评定为档案管理AAAA级认证单位,2018年再次晋级,成为省交通系统基层单位唯一一家档案管理★★★★★级认证单位。
    档案归档整理上,兼职档案员在日常公文流转过程中,从收文、传阅、督办,再到起草文件,逐步形成了一套内部“错题集”,培养了一批“内训师”。每月对文件整理情况进行检查,确保分类、编号、页码等符合档案归档要求,从源头上确保档案整理的规范性。
    档案形成过程上,根据类别、价值、年限等需要每年新增文件归档,面对复杂而艰巨的工作量,石青公司未进行外包援助,现已形成一套完整的档案整理程序,从梳理、到穿线、扫描、装订、盖章、入盒、上架……,整个过程均由各部室兼职档案员利用集中及业余时间自行整理,这对企业来说既节省了大量人力和时间成本,又保证了档案整理的系统性。
    档案利用效果上,一是成为公司发展的数据库;二是为工作人员撰写论文、起草报告、填报数据、文化展示等,提供了更加便捷、全面、系统的查询平台。2019年成立“太行通衢”党建展厅,成为党员日常教育活动基地,也成为档案展览最直观的载体。(行政人事部 侯彦翠)

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